Theatron: Verwaltungs- und Produktionstool für Theater

Samu Bäckman, geschäftsführender Direktor des finnischen Softwareunternehmens Mansoft, im Interview mit Sanela Kolb.

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Mit dem finnischen Unternehmen Mansoft darf ich ein neues Firmenmitglied in unserem Verband begrüßen. Mansoft wurde 1993 mit dem Sitz in Turku, Finnland gegründet. Unter den Kundenklientel gehören die darstellende Künste, die Museen und das Finanzwesen. Ziel des Unternehmens ist durch eine Software Lösung Arbeitsprozesse z.B. im Theater intelligenter und einfacher zu machen. Der geschäftsführender Direktor Samu Bäckman gibt uns einen Einblicke in die Software Theatron.

1. Samu, dein Unternehmen ist seit seiner Gründung 1993 stetig gewachsen. Wie kam es zu der Idee, das Unternehmen zu gründen und was war der Ursprung von Theatron und was ist deine Profession?
Eigentlich wurde das Unternehmen von meinem Vater gegründet, der vor etwa 12 Jahren in den Ruhestand ging, woraufhin ich das Unternehmen als Geschäftsführer übernommen habe. Wir haben einige Kundensegmente, aber die überwiegende Mehrheit unserer Zeit verbringen wir mit Theatern, da Theatron unsere wichtigste Lösung ist. Theatron entstand durch die Anforderung finnischer Theater, ihren Produktionsplanungsprozess zu digitalisieren, und die erste Version wurde 2005 veröffentlicht. Derzeit bedient Theatron etwa vierzig Theater in acht Ländern und ich freue mich, dass wir gerade unser erstes deutsches Theater unter Vertrag genommen haben, das Theatron bereits für seine tägliche Planung nutzt.

2. Im Theater kommen viele Gewerke zusammen wie die künstlerische Abteilung, Handwerk bis hin zur Verwaltung und dazwischen sind noch sehr viele andere Berufe im Theater vorhanden. Und hier kommt Ihre Arbeitserleichterung zum Einsatz. Was genau bietet Ihre Software an?
Das ist genau die Herausforderung, die Theatron löst. Es schafft einen zentralen Ort für alle Spielpläne und Pläne des Theaters. Der Vorteil einer zentralen Lösung ist, dass die Pläne immer auf dem neuesten Stand sind und jeder weiß, wo er die Pläne einsehen kann, das künstlerische Personal, die Techniker und die Verwaltung gleichermaßen. Einer unserer Kunden sagte, dass der Vorteil von Theatron darin besteht, dass man weniger Fragen hat, da jeder auf dem Laufenden ist und weiß, wo er die Informationen suchen muss. So kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren – großartiges Theater zu machen. Ich denke, dass dies die Essenz von Theatron auf großartige Weise zusammenfasst.

3. Welche Vorteile hat Theatron in den Arbeitsprozessen?
Beginnen wir mit der technischen Tatsache, dass Theatron vollständig browserbasiert ist, so dass Sie mit jedem Gerät von überall aus darauf zugreifen können. Dies ermöglicht es Ihnen, Informationen leicht zu überprüfen und zu aktualisieren, egal wo Sie sind. Theatron ist so aufgebaut, dass es den Produktionsplanungsprozess eines Theaters abbildet, und wir haben viele Rückmeldungen erhalten, dass die Benutzeroberfläche die intuitivste auf dem Markt ist. Daher ist die Schwelle, Theatron zu benutzen, sehr niedrig.Ein weiterer Vorteil, auf den wir sehr stolz sind, ist die Tatsache, dass die Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung der Theatron-Spielpläne sehr umfassend sind. Wir können dem Theater eine separate Intranet-/Portallösung zusammen mit Theatron anbieten, wir können uns in das bestehende Intranet des Theaters integrieren, wie z.B. Microsoft SharePoint, Office365, die Kunden können die Spielpläne über die iCalendar-Funktion, per E-Mail, über TheatronTV – InfoTV-Bildschirme und so weiter erstellen und teilen. Ganz gleich, ob das Theater mit der Digitalisierung der Produktionsplanung bei Null anfängt, d.h. heutzutage meist mit Excel-Tabellen, oder ob es bereits in einige Lösungen investiert hat, wir haben die passende Option für Sie.Darüber hinaus haben wir immer ein offenes Ohr für die Anforderungen unserer Kunden. Wenn Theatron eine Funktion vermisst, oder wenn ein Kunde zum Beispiel weiterhin ein Excel-, Word- oder PDF-Dokument zur Visualisierung seiner Daten auf eine bestimmte Art und Weise verwenden möchte, können wir kostengünstig maßgeschneiderte Funktionen entwickeln.

4. Ihr habt das Zimmertheater Tübingen mit eure Software ausgestattet. Wie ist dieses Projekt zustande gekommen?
Das Zimmertheater Tübingen startete eine 360°-Digitalisierungsstrategie, als in Deutschland eine neue Gesetzgebung zur Verwaltung und Dokumentation von Arbeitszeiten in Kraft trat. Unter diesen Bedingungen bot sich Theatron als ideale Lösung an, da die Verwaltung und Dokumentation von Arbeitszeiten zum Kerngeschäft von Theatron gehört. Tübingen ist das Zentrum des deutschen Cyber Valley, daher ist Innovation eine Selbstverständlichkeit für das Zimmertheater Tübingen, das von Anfang an sehr aktiv und begeistert von Theatron war. Dieter Ripberger und Peer Mia Ripberger vom Zimmertheater kommentierten: „Wir versuchen nicht nur in Bezug auf die Ästhetik fortschrittlich zu sein, sondern auch in Bezug auf das Theatermanagement, die technische Infrastruktur und die Werkzeuge. Deshalb haben wir uns für Theatron entschieden: Wir wollen, dass alle unsere Mitarbeiter mit der besten digitalen Infrastruktur arbeiten, um Aufgaben und Kommunikation zu organisieren. So erreichen wir künstlerische Brillanz und können unsere Vision verwirklichen, neue Erzählungen für eine bessere Zukunft zu schaffen.“

5. Wie lange dauert die Installations- und Einarbeitungszeit in das Programm und was muss ein Theater dafür zur Verfügung stellen?
Da es sich bei Theatron um eine SaaS-Lösung (Software as a Service) handelt, ist der Einrichtungs- und Implementierungsprozess schnell. Wir können es innerhalb eines Tages einrichten. Das Theater muss nichts bereitstellen, wir kümmern uns um alles, wie z. B. Updates für die Software, Sicherungskopien der Kundendaten, Kundendienst und so weiter. Eine eintägige Schulung ist ebenfalls im Lieferumfang enthalten. Diese kann per Online-Meeting oder in den Räumlichkeiten des Kunden stattfinden.

6. Welche Wünsche hast Du für die Zukunft?
Nun, derzeit wünsche ich mir, dass wir mehr deutschsprachige Theater mit Theatron erreichen können. Theatron ist die führende Produktionsplanungslösung in den nordischen Ländern und basierend auf unseren Erfahrungen und Marktforschungen sind die deutschsprachigen Theater ähnlich strukturiert und arbeiten ähnlich wie die nordischen Theater. Ich glaube wirklich, dass wir eine großartige Lösung für die deutschen Theater zur Verfügung haben und ich hoffe, dass wir auch der deutschen Theaterszene in Zukunft helfen können.

Ich danke Dir Samu für deine Zeit und wünschen euch allen alles Gute für die Zukunft. Wer die Software in Aktion stehen möchte, kontaktiert Samu direkt. www.theatron.eu
Auf der kommenden BTT wird Theatron vertreten sein. Wir freuen uns auf euch.

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English Version

With the Finnish company Mansoft, I would like to welcome a new company member to our association. Mansoft was founded in 1993 with its headquarters in Turku, Finland. Its clientele includes the performing arts, museums and the financial sector. The company’s mission is to make work processes, e.g. in the theatre, smarter and easier through a software solution. Managing Director Samu Bäckman gives us an insight into the software Theatron.

1. Samu your company has been growing steadily since it was founded in 1993. How did the idea to found the company came about and what was the origin of Theatron and what is your profession?
Actually, the company was established by my father who retired some 12 years ago after which I took over the company as a Managing director. We have couple of customer segments, but vast majority of our time is spent with theatres as Theatron is our most important solution. Theatron came to exist by a requirement from Finnish theatres to digitalize their production planning process and the first version was released in 2005. Currently Theatron serves some forty theatres in eight countries and I am happy to say that we have just signed our first German theatre who is already using Theatron for their daily planning.

2. In the theatre many professions come together such as the artistic department, administration and in between there are many other professions in the theatre. And this is where your work solution comes into play. What exactly does your software?
This is exactly the challenge that Theatron solves. It creates a centralized place for all the theatres schedules and plans. The benefit of a centralized solution is that the schedules are always up to date and everybody knows where to look and check the planned schedules, artistic staff, technicians and administration all alike. One of our customers said that the benefit of Theatron is that it gives you less questions as everybody is up to date and knows where to look for the information. And this enables you to concentrate on the essential – making great theatre. I think this encapsulates the essence of Theatron in a great way.

3. What are the advantages of Theatron in the work processes?
If I start with the technical fact that Theatron is completely browser based, so you can access it with any device from anywhere. This allows you to easily check and update information no matter where you are. Theatron is build to follow the production planning process of a theatre and we have received a lot of feedback that the user interface is the most intuitive out there. Hence, the threshold to start using Theatron is really low because of this.

Another advantage that we pride ourselves is that the ways you can share the schedules from Theatron is really comprehensive. We can offer the theatre a separate Intranet/portal solution together with Theatron, we can integrate into the theatres existing Intranet such as Microsoft SharePoint, Office365, customers can create and share the schedules through iCalendar feature, via email, via TheatronTV -infoTV screens and so on. So, whether the theatre starts the production planning digitalization from zero, meaning nowadays mostly Excel spreadsheets, or has already invested into some solutions we have a matching option available.

Additionally, we are always willing to listen our customer’s requirements and if Theatron is missing a feature, or for example, if a customer wants to still use an Excel, Word or PDF document to visualize their data in a specific way, we can develop customized features cost effectively.

4. You have supplied the Zimmertheater Tübingen with your software. How did this project come about?
Zimmertheater Tübingen started a 360° digitalization strategy as a new legislation started in Germany concerning the management and documentation of working time. With such terms, Theatron presented as a great solution for them, due to the fact that the management and documentation of work hours is in the core of Theatron. Tübingen is the center of the German Cyber Valley, thus, innovation is second nature to Zimmertheater Tübingen, who has been very active and excited about Theatron from the beginning.

Dieter Ripberger and Peer Mia Ripberger from Zimmertheater´s commented that “We not only try to be progressive in terms of aesthetics, but also in terms of theatre management, technical infrastructure and tools. That’s why we chose Theatron: we want all our staff to work with the best digital infrastructure to organize tasks and communication. That’s how we achieve artistic brilliance and succeed in our vision to create new narratives for a better tomorrow.”

5. How long does it take to install and to learn the program and what does a theatre have to provide for this?
Since Theatron is a SaaS (Software as a Service) solution, the set up and implementation process is fast. We can set it up within a day. The theatre does not need to provide anything, we take care of everything such as updates for the software, back up copies of customer data, customer service and so on. One day training is also included into the delivery and this can be held via online meeting or at the customer’s premises.

6. What are your wishes for the future?
Well currently I wish that we could reach more German speaking theatres with Theatron. Theatron is the leading production planning solution in the Nordics and based on our experience and market researches the German speaking theatres are structured and operate similar to the Nordic theatres. I really think that we have a great solution available for the German theatres and I am hoping for us to be able to also help the German theatre scene in the future.

Thank you Samu for your time and I wish you all the best for the future. If you would like to see the software in action, please contact Samu directly. www.theatron.eu
The company will be present at the upcoming BTT 2024 in Bochum.